Gestión inteligente de las salas de reuniones y gestión profesional de visitantes en XXL Nutrition
XXL Nutrition se ha convertido en una empresa de referencia a nivel internacional en el sector de la nutrición deportiva y los suplementos. Desde Deurne, un equipo en expansión trabaja a diario en el desarrollo de productos, la logística, el marketing y el comercio electrónico. Este crecimiento también se refleja en la oficina: más reuniones, más dinamismo y más visitantes. Donde antes los procesos funcionaban de manera informal, ahora se necesita una mayor estructura.
Reserva de salas: visión general y control sobre el uso de las salas de reuniones
Las salas de reuniones se reservaban a través de Google Calendar. En la práctica, a menudo surgían dudas en la puerta de la sala: ¿está disponible?, ¿hasta cuándo?, ¿puedo usarla ahora? Esto solía generar confusión y coordinaciones innecesarias. XXL Nutrition buscaba una solución que:
- Se integrara con Google Workspace
- Proporcionara información en tiempo real en la propia sala
- Permitiera reservas de salas de forma ad hoc
Se seleccionó una solución basada en el software Reflex Online, combinada con pantallas táctiles interactivas ProDVX. En la primera fase, se equiparon tres salas de reuniones con pantallas de 10,1″ con indicadores LED, lo que permite saber de inmediato si una sala está disponible u ocupada.
Registro de visitantes: visibilidad y preparación para auditorías
También había un segundo reto. XXL Nutrition recibe a diario a proveedores de materias primas, socios logísticos, organismos de inspección y socios comerciales. En un entorno donde se combinan las funciones de producción, almacenamiento y oficina, es esencial saber quién está presente.
Con las próximas auditorías, aumentó la necesidad de un registro profesional de visitantes. Además del registro a la llegada, ahora hay una lista de asistencia actualizada en todo momento.
Por eso se ha instalado un quiosco de registro en la entrada, equipado con una pantalla táctil ProDVX de 10,1» que permite a los visitantes registrarse de forma autónoma. La combinación de hardware interactivo y registro digital ofrece una visión general en tiempo real de todas las personas presentes en el edificio.
El poder de un software y un hardware perfectamente integrados
Dos soluciones, una plataforma
La reserva de salas y el registro de visitantes se introdujeron por separado, pero se refuerzan mutuamente en la práctica diaria. Las salas de reuniones son transparentes y fáciles de gestionar, los visitantes son recibidos de forma estructurada y la asistencia es visible en todo momento.
Para esta implementación, se seleccionaron los PC interactivos ProDVX con Android, que se integran a la perfección con el software Reflex Online y se conectan fácilmente a Google Workspace. Gracias a esta combinación, XXL Nutrition cuenta ahora con una solución escalable que puede crecer al ritmo de la organización.
Dentro del proyecto, se seleccionaron los modelos ProDVX más adecuados para cada caso de uso. Para el quiosco de registro de la entrada, se eligió un APPC-10XP, ya que no se requiere indicación LED. Sin embargo, para las salas de reuniones, esto es esencial. Por lo tanto, están equipadas con pantallas interactivas que cuentan con una barra de estado LED RGB completa, como el APPC-10SF.
